Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của thương mại quốc tế, xuất khẩu hàng hóa là một trong những chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, gia tăng doanh thu và khẳng định vị thế thương hiệu trên trường quốc tế. Tuy nhiên, để đưa một lô hàng từ Việt Nam ra nước ngoài thành công, doanh nghiệp cần phải trải qua một quy trình thủ tục xuất khẩu phức tạp với nhiều bước kiểm tra, chứng từ và quy định pháp lý khắt khe.
Năm 2026 chứng kiến nhiều sự thay đổi trong chính sách hải quan, quy định về chứng nhận xuất xứ, cũng như việc áp dụng công nghệ số vào hệ thống thông quan tự động. Nếu không nắm vững các bước thực hiện, doanh nghiệp rất dễ gặp phải những rủi ro như hàng hóa bị lưu kho bãi, chậm trễ giao hàng, phạt vi phạm hành chính, hay thậm chí là mất trắng lô hàng.
Nhằm giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là những người mới bắt đầu tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu, bài viết này sẽ cung cấp một bức tranh toàn cảnh và chi tiết nhất. Đây là cuốn cẩm nang “Ultimate Guide” về quy trình thủ tục xuất khẩu mới nhất năm 2026. Chúng tôi sẽ đi sâu vào từng bước từ khâu chuẩn bị ban đầu, đàm phán hợp đồng, xin giấy phép, làm thủ tục hải quan, cho đến khâu giao hàng và thanh toán quốc tế.
Hãy cùng khám phá hướng dẫn A-Z này để tự tin đưa sản phẩm của bạn vươn ra thị trường thế giới!
1. Tổng Quan Về Quy Trình Thủ Tục Xuất Khẩu Hàng Hóa
1.1 Khái Niệm Thủ Tục Xuất Khẩu Là Gì?
Thủ tục xuất khẩu là toàn bộ các công việc, hồ sơ, giấy tờ và trình tự các bước mà một doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân phải thực hiện với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền (đặc biệt là cơ quan Hải quan) và các bên liên quan (đơn vị vận tải, ngân hàng, công ty bảo hiểm) nhằm mục đích đưa hàng hóa từ lãnh thổ hải quan của Việt Nam sang một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ khác một cách hợp pháp.
1.2 Vai Trò Của Việc Nắm Rõ Quy Trình Thủ Tục Xuất Khẩu
Việc hiểu biết và thực hiện đúng quy trình thủ tục xuất khẩu mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp: – Tối ưu hóa thời gian và chi phí: Khi đã hiểu rõ quy trình, bạn sẽ chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu, tránh tình trạng phải sửa chữa, bổ sung nhiều lần, giúp giảm thiểu chi phí lưu kho bãi và tiết kiệm thời gian thông quan. – Tuân thủ pháp luật: Tránh được những hình thức xử phạt vi phạm hành chính của cơ quan hải quan do sai sót trong khai báo hoặc thiếu chứng từ. – Nâng cao uy tín với đối tác quốc tế: Giao hàng đúng hạn, chứng từ hoàn hảo sẽ giúp bạn tạo dựng niềm tin vững chắc với người mua (Importer), mở ra cơ hội hợp tác lâu dài. – Quản trị rủi ro hiệu quả: Nhận diện và phòng ngừa sớm các rủi ro liên quan đến thanh toán, vận chuyển và biến động tỷ giá.
1.3 Sự Thay Đổi Trong Quy Trình Xuất Khẩu Năm 2026
Bước vào năm 2026, Hệ thống Hải quan số (Digital Customs) và Cơ chế một cửa quốc gia đã được nâng cấp mạnh mẽ. Việc trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) giữa Hải quan Việt Nam và hải quan các nước đối tác, các hãng tàu, ngân hàng được thực hiện trơn tru hơn. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần phải thích ứng nhanh chóng với việc khai báo điện tử, sử dụng chứng từ số và chữ ký số một cách thành thạo. Các quy định về truy xuất nguồn gốc (Traceability) và tiêu chuẩn xanh (Green Standards) cũng được các thị trường khó tính như EU, Mỹ kiểm soát gắt gao hơn.
2. Chuẩn Bị Trước Khi Xuất Khẩu: Nền Tảng Của Sự Thành Công
Trước khi thực sự bắt tay vào quy trình thủ tục xuất khẩu, doanh nghiệp cần có một bước chuẩn bị kỹ lưỡng. Đây là giai đoạn nền tảng quyết định sự thành bại của thương vụ.
2.1 Đánh Giá Năng Lực Xuất Khẩu Của Doanh Nghiệp
Bạn cần xác định xem doanh nghiệp của mình đã sẵn sàng cho việc xuất khẩu hay chưa thông qua các tiêu chí: – Năng lực sản xuất: Sản lượng có đủ để đáp ứng các đơn hàng lớn và liên tục? Chất lượng sản phẩm có đạt tiêu chuẩn quốc tế? – Nguồn lực tài chính: Có đủ vốn để duy trì sản xuất, trả phí vận chuyển quốc tế và chịu đựng được thời gian chờ thanh toán (có thể lên đến 30-90 ngày)? – Nhân sự: Đội ngũ nhân viên có am hiểu về thương mại quốc tế, ngoại ngữ, luật pháp quốc tế và các thủ tục hải quan?
2.2 Nghiên Cứu Thị Trường Và Tìm Kiếm Đối Tác
- Nghiên cứu thị trường mục tiêu: Phân tích nhu cầu, sở thích của người tiêu dùng, mức giá cạnh tranh, các rào cản thương mại (thuế quan và phi thuế quan).
- Tìm kiếm khách hàng: Tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế, sử dụng các nền tảng thương mại điện tử B2B như Alibaba, Amazon, hoặc thông qua các kênh xúc tiến thương mại của Chính phủ.
2.3 Đàm Phán Và Ký Kết Hợp Đồng Ngoại Thương (Sale Contract)
Đây là một trong những bước quan trọng nhất. Hợp đồng ngoại thương là văn bản pháp lý ràng buộc trách nhiệm và quyền lợi của cả hai bên (Người bán và Người mua). Một hợp đồng chuẩn cần bao gồm các điều khoản cơ bản: – Commodity (Hàng hóa): Tên hàng, mô tả, quy cách, phẩm chất. – Quantity (Số lượng/Trọng lượng): Có thể có dung sai (tolerance). – Price (Giá cả): Ghi rõ đơn giá, tổng giá trị và điều kiện giao hàng theo Incoterms (VD: FOB Ho Chi Minh, CIF New York). – Payment (Thanh toán): Phương thức thanh toán (T/T, L/C, D/P…), thời hạn thanh toán. – Shipment (Giao hàng): Thời gian giao hàng, cảng xếp, cảng dỡ, cho phép giao từng phần (partial shipment) hay chuyển tải (transshipment) hay không. – Packing and Marking (Đóng gói và Ký mã hiệu): Quy cách đóng gói, thông tin in trên bao bì. – Warranty/Claim (Bảo hành/Khiếu nại): Điều kiện bảo hành, quy trình xử lý khi có tranh chấp. – Force Majeure (Bất khả kháng): Các trường hợp miễn trừ trách nhiệm do thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh…
Lưu ý quan trọng: Hãy chọn điều kiện Incoterms 2020 (hoặc bản cập nhật mới nhất) một cách khôn ngoan để phân định rõ ràng rủi ro và chi phí giữa bạn và đối tác.
3. Các Bước Chi Tiết Trong Quy Trình Thủ Tục Xuất Khẩu Hàng Hóa
Dưới đây là trình tự 8 bước tiêu chuẩn mà một doanh nghiệp cần thực hiện để xuất khẩu một lô hàng thành công.
Bước 1: Xin Giấy Phép Xuất Khẩu (Export License) – Nếu Có
Không phải mặt hàng nào cũng được tự do xuất khẩu. Tùy thuộc vào chính sách quản lý hàng hóa của Nhà nước tại từng thời kỳ, một số mặt hàng sẽ bị cấm xuất khẩu (như vũ khí, đồ cổ quý hiếm, gỗ tròn từ rừng tự nhiên…) và một số mặt hàng yêu cầu phải có Giấy phép xuất khẩu của các Bộ ban ngành quản lý (như khoáng sản, tiền chất thuốc nổ, một số loại nông sản đặc thù). – Cách thực hiện: Doanh nghiệp tra cứu mã HS của hàng hóa trong Biểu thuế xuất nhập khẩu và các Nghị định liên quan để xác định hàng của mình có thuộc diện phải xin phép hay không. – Hồ sơ xin giấy phép: Thường bao gồm Đơn xin cấp phép, Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Hợp đồng ngoại thương, và các giấy tờ giải trình khác tùy mặt hàng.
Bước 2: Chuẩn Bị Hàng Hóa, Kiểm Tra Chất Lượng Và Đóng Gói
Sau khi có hợp đồng và L/C (nếu thanh toán bằng thư tín dụng), doanh nghiệp tiến hành sản xuất, thu gom hàng hóa. – Kiểm tra chất lượng (KCS): Đảm bảo hàng hóa đúng như cam kết trong hợp đồng. Đối với một số thị trường khó tính, người mua có thể yêu cầu thuê một bên thứ ba (như SGS, Intertek) đến kiểm tra hàng trước khi xuất (Pre-shipment Inspection). – Đóng gói (Packing): Hàng hóa phải được đóng gói phù hợp với tính chất vật lý, phương thức vận tải và yêu cầu của người mua. – Ký mã hiệu (Shipping Marks): In trên bao bì các thông tin như tên người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng, số thứ tự kiện hàng, các biểu tượng lưu ý (hàng dễ vỡ, tránh ẩm…).
Bước 3: Đặt Chỗ (Booking) Phương Tiện Vận Tải
Bạn cần liên hệ với các hãng tàu, hãng hàng không hoặc qua các công ty giao nhận (Forwarder) để thuê phương tiện vận tải. – Việc lựa chọn phương tiện phụ thuộc vào số lượng, khối lượng, đặc tính hàng hóa và thời gian yêu cầu. Ví dụ, nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về hình thức vận tải phổ biến nhất cho hàng hóa số lượng lớn, hãy tham khảo bài viết chi tiết về quy trình xuất khẩu đường biển. – Lấy Booking Note: Bạn gửi Booking Request cho hãng tàu/forwarder, họ sẽ phản hồi bằng một Lệnh cấp vỏ container (Booking Note/Empty Container Release Order) ghi rõ giờ cắt máng (Closing time/Cut-off time), tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến.
Bước 4: Làm Thủ Tục Hải Quan Xuất Khẩu (Customs Clearance)
Đây là công đoạn cốt lõi và mang tính pháp lý cao nhất trong quy trình thủ tục xuất khẩu. Bước này bao gồm các công việc sau:
Sử dụng phần mềm khai hải quan (như ECUS/VNACCS) để truyền dữ liệu tờ khai hải quan. Bạn cần nhập chính xác các thông tin: Mã HS, tên hàng, số lượng, trị giá, xuất xứ, mã cảng, tên tàu… Sau khi truyền, hệ thống VNACCS sẽ tự động phân luồng tờ khai: – Luồng Xanh: Hàng hóa được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế. Tờ khai được thông quan ngay. – Luồng Vàng: Hải quan yêu cầu kiểm tra hồ sơ giấy (Invoice, Packing List, C/O…). Nếu hợp lệ, hàng sẽ được thông quan. – Luồng Đỏ: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa (mở container kiểm tra bằng máy quét hoặc thủ công). Đây là luồng tốn nhiều thời gian và chi phí nhất.
Hầu hết các mặt hàng xuất khẩu của Việt Nam đều được khuyến khích và có mức thuế suất xuất khẩu là 0%. Tuy nhiên, một số tài nguyên khoáng sản, phế liệu sẽ phải chịu thuế xuất khẩu. Doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế thì tờ khai mới được thông quan.
Doanh nghiệp vận chuyển hàng (container hoặc hàng lẻ) ra cảng/sân bay. Sau khi hàng đã nằm trong khu vực giám sát hải quan, nhân viên giao nhận tiến hành làm thủ tục thanh lý (vào sổ tàu) để xác nhận hàng đã thực sự qua biên giới hải quan.
Bước 5: Giao Hàng Cho Đơn Vị Vận Tải Lấy Vận Đơn
Sau khi hàng đã được xếp lên tàu hoặc máy bay, đơn vị vận tải sẽ cấp cho người gửi hàng Vận đơn (Bill of Lading đối với đường biển, hoặc Airway Bill đối với đường hàng không). – Vận đơn là chứng từ cực kỳ quan trọng, là biên lai nhận hàng của người vận chuyển, là bằng chứng của hợp đồng vận tải và là chứng từ sở hữu hàng hóa (đối với vận đơn đích danh/theo lệnh). – Kiểm tra kỹ các thông tin trên Draft B/L (vận đơn nháp) trước khi hãng tàu phát hành bản chính thức (Original B/L).
Bước 6: Mua Bảo Hiểm Lô Hàng (Nếu Có)
Tùy thuộc vào điều kiện Incoterms đã thỏa thuận. Ví dụ, nếu bán theo điều kiện CIF (Cost, Insurance and Freight), người bán (bạn) có nghĩa vụ phải mua bảo hiểm cho lô hàng. – Liên hệ với các công ty bảo hiểm (Bảo Việt, PTI, PVI…) để cung cấp thông tin lô hàng (Vận đơn, Invoice) và mua đơn bảo hiểm (Insurance Policy/Certificate). – Bảo hiểm giúp bồi thường thiệt hại nếu hàng hóa gặp rủi ro (chìm tàu, cháy nổ, cướp biển…) trong quá trình vận chuyển.
Bước 7: Làm Các Thủ Tục Chứng Nhận Khác (C/O, Kiểm Dịch, Hun Trùng)
- Xin Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Xin tại Bộ Công Thương hoặc VCCI. C/O giúp người mua được hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu (ví dụ C/O form E cho Trung Quốc, form D cho ASEAN, form EUR.1 cho EU…).
- Kiểm dịch động thực vật (Phytosanitary/Sanitary Certificate): Yêu cầu bắt buộc đối với hàng nông lâm thủy sản.
- Hun trùng (Fumigation): Yêu cầu đối với hàng có nguồn gốc từ gỗ hoặc đóng gói bằng pallet gỗ để tránh côn trùng lây lan.
Bước 8: Gửi Bộ Chứng Từ Xuất Khẩu Cho Người Mua Và Thanh Toán
Sau khi tập hợp đầy đủ bộ chứng từ hoàn hảo, doanh nghiệp sẽ tiến hành gửi chứng từ cho người mua (để họ làm thủ tục nhập khẩu) và yêu cầu thanh toán. – Nếu thanh toán T/T: Gửi trực tiếp bản scan hoặc bản gốc qua DHL/Fedex cho người mua. – Nếu thanh toán L/C: Phải xuất trình bộ chứng từ gốc cho Ngân hàng Thông báo (Advising Bank) của mình. Ngân hàng sẽ kiểm tra sự hợp lệ chặt chẽ trước khi gửi sang Ngân hàng Mở L/C (Issuing Bank) để đòi tiền. Mọi sai sót nhỏ (lỗi chính tả, khác biệt giữa các chứng từ) đều có thể bị từ chối thanh toán.
Bước 9: Hoàn Thiện Hồ Sơ, Lưu Trữ Và Hoàn Thuế VAT
- Lưu trữ: Theo quy định, doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ xuất nhập khẩu (bản giấy và bản điện tử) ít nhất 5 năm để phục vụ việc kiểm tra sau thông quan của cơ quan Hải quan.
- Hoàn thuế VAT: Hàng xuất khẩu chịu thuế suất VAT 0%. Doanh nghiệp có thể làm hồ sơ xin hoàn thuế giá trị gia tăng đầu vào đã nộp cho nguyên vật liệu sản xuất hàng xuất khẩu đó.
4. Phân Tích Chi Tiết Bộ Chứng Từ Thủ Tục Xuất Khẩu Chuẩn (2026)
Để quy trình thông quan diễn ra thuận lợi và việc thanh toán an toàn, một bộ chứng từ xuất khẩu (Shipping Documents) cần được lập một cách chính xác, thống nhất và không có sai sót. Dưới đây là các chứng từ cốt lõi:
4.1 Hóa Đơn Thương Mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại do người bán phát hành, yêu cầu người mua thanh toán số tiền tương ứng với lượng hàng hóa đã giao. Nội dung bắt buộc: Tên và địa chỉ Seller/Buyer, số hóa đơn, ngày phát hành, mô tả chi tiết hàng hóa (tên, số lượng, đơn giá, tổng tiền), điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán. Hóa đơn này là cơ sở quan trọng nhất để hải quan tính thuế.
4.2 Phiếu Đóng Gói (Packing List)
Bảng kê khai chi tiết quy cách đóng gói của lô hàng. Nội dung: Thể hiện rõ số lượng kiện (packages/cartons), trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng cả bì (Gross Weight), thể tích (CBM), cách thức sắp xếp trong container. Giúp hải quan và người mua biết chính xác tình trạng lô hàng khi dỡ xếp.
4.3 Vận Đơn (Bill of Lading / Airway Bill)
Chứng từ do người vận chuyển (Carrier) cấp. Hiện nay có nhiều loại B/L: Master Bill, House Bill, Original Bill, Surrendered Bill (Vận đơn điện giao hàng), Seaway Bill. Việc sử dụng Surrendered Bill đang ngày càng phổ biến trong năm 2026 nhờ tính nhanh chóng, không cần gửi chứng từ gốc qua đường bưu điện, giúp người mua lấy hàng ngay khi tàu cập cảng.
4.4 Giấy Chứng Nhận Xuất Xứ (Certificate of Origin – C/O)
Chứng minh quốc tịch của hàng hóa. Năm 2026, Việt Nam đã ký kết rất nhiều Hiệp định Thương mại tự do (FTA) thế hệ mới (CPTPP, EVFTA, RCEP). Việc xin đúng loại form C/O sẽ là vũ khí cạnh tranh sắc bén vì nó giúp giảm thuế nhập khẩu xuống mức rất thấp, thậm chí 0% cho người mua. Quy trình cấp C/O điện tử (e-C/O) đã được số hóa hoàn toàn tại nhiều phòng quản lý xuất nhập khẩu, tiết kiệm đáng kể thời gian.
4.5 Các Giấy Tờ Khác Theo Yêu Cầu Chuyên Ngành
- Certificate of Quality/Quantity: Giấy chứng nhận số lượng/chất lượng do bên thứ ba cấp.
- Health Certificate (HC): Chứng nhận y tế đối với thực phẩm.
- MSDS (Material Safety Data Sheet): Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (bắt buộc khi xuất hàng nguy hiểm, hóa chất, pin, mỹ phẩm…).
5. Những Lưu Ý “Sống Còn” Khi Thực Hiện Thủ Tục Xuất Khẩu Hàng Hóa
Trong môi trường thương mại quốc tế đầy biến động, rủi ro luôn rình rập. Dưới đây là những kinh nghiệm xương máu giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa tổn thất.
5.1 Lựa Chọn Điều Kiện Incoterms Phù Hợp
Nhiều doanh nghiệp Việt Nam có thói quen “Bán FOB, Mua CIF” (nghĩa là giao quyền vận tải và bảo hiểm cho đối tác nước ngoài). Tuy nhiên, để tối đa hóa lợi nhuận và chủ động trong việc giao hàng, doanh nghiệp có năng lực nên mạnh dạn chuyển sang bán CIF hoặc DAP/DDP. Khi đó, bạn sẽ có quyền chọn hãng tàu, thu thêm lợi nhuận từ cước vận tải và bảo vệ lô hàng tốt hơn.
5.2 Nắm Bắt Các Quy Định Hải Quan Mới Nhất
Chính sách hải quan, thuế xuất nhập khẩu luôn được cập nhật. Bạn phải thường xuyên theo dõi các Thông tư, Nghị định mới của Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan. Đặc biệt lưu ý đến các danh mục hàng cấm xuất, hàng cần giấy phép, hoặc các mức thuế tự vệ, chống bán phá giá mà các nước áp dụng lên hàng hóa Việt Nam.
5.3 Quản Lý Rủi Ro Thanh Toán (L/C, T/T)
Thanh toán quốc tế tiềm ẩn rủi ro lừa đảo rất lớn. – Nếu là khách hàng mới: Tuyệt đối không giao hàng trả sau (T/T sau khi nhận hàng) mà không có tiền cọc. Nên yêu cầu T/T in advance (thanh toán trước) ít nhất 30%, hoặc sử dụng L/C Không thể hủy ngang (Irrevocable L/C). – Đối với L/C: Khi nhận được bản nháp (Draft L/C), hãy kiểm tra thật kỹ mọi điều khoản. Nếu có điều khoản vô lý hoặc bạn không thể đáp ứng được chứng từ, phải yêu cầu tu chỉnh (Amend) ngay lập tức. Sai một dấu phẩy trong chứng từ L/C cũng khiến bạn không lấy được tiền.
5.4 Lựa Chọn Đối Tác Logistics / Forwarder Uy Tín
Không phải doanh nghiệp xuất khẩu nào cũng có bộ phận khai báo hải quan riêng. Việc thuê ngoài (Outsourcing) dịch vụ Đại lý Hải quan (Customs Broker) và Forwarder là lựa chọn phổ biến. Hãy chọn những đơn vị logistics có chứng chỉ đại lý hải quan, có kinh nghiệm xử lý các lô hàng tương tự, hệ thống mạng lưới toàn cầu tốt để đảm bảo giá cước cạnh tranh và xử lý kịp thời các sự cố tại cảng xếp cũng như cảng dỡ.
5.5 Chú Trọng Tiêu Chuẩn “Xanh” Và Phát Triển Bền Vững
Tính đến năm 2026, cơ chế điều chỉnh biên giới carbon (CBAM) của EU và các quy định chống phá rừng (EUDR) đã chính thức đi vào hiệu lực. Nếu hàng hóa của bạn (đặc biệt là sắt thép, xi măng, gỗ, cao su, cà phê…) không chứng minh được nguồn gốc không gây mất rừng hoặc lượng phát thải carbon vượt ngưỡng, lô hàng sẽ bị từ chối nhập khẩu ngay tại cửa khẩu. Do đó, việc xây dựng hồ sơ truy xuất nguồn gốc và báo cáo kiểm kê khí nhà kính là một thủ tục bắt buộc mới trong quy trình xuất khẩu sang các thị trường phát triển.
6. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ) Về Quy Trình Thủ Tục Xuất Khẩu
Q1: Thời gian hoàn thành quy trình thủ tục xuất khẩu mất bao lâu? Trả lời: Thời gian phụ thuộc rất lớn vào mặt hàng và sự chuẩn bị của doanh nghiệp. Nếu hồ sơ đầy đủ, đối với hàng hóa thông thường đi luồng Xanh, thủ tục hải quan chỉ mất vài phút đến vài giờ. Nếu hàng phải xin giấy phép chuyên ngành, kiểm dịch, hun trùng hoặc bị phân luồng Đỏ, có thể kéo dài từ 2 đến 7 ngày. Tổng thời gian từ lúc nhận Booking đến khi hàng lên tàu thường rơi vào khoảng 3-7 ngày.
Q2: Chi phí làm thủ tục hải quan xuất khẩu là bao nhiêu? Trả lời: Các khoản phí cơ bản bao gồm: Lệ phí hải quan (khoảng 20.000 VNĐ/tờ khai), phí dịch vụ khai thuê hải quan (từ 500.000 – 1.500.000 VNĐ/lô tùy mức độ phức tạp). Ngoài ra còn có các Local charges tại cảng (THC, Seal, Bill fee…), phí nâng hạ container, phí cầu đường, phí xin C/O, kiểm dịch. Tổng chi phí nội địa (Logistics nội địa) thường chiếm khoảng 2-5% giá trị lô hàng.
Q3: Tôi có thể tự làm thủ tục hải quan mà không cần thuê dịch vụ ngoài được không? Trả lời: Hoàn toàn có thể. Doanh nghiệp chỉ cần mua chữ ký số, đăng ký tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan, và có nhân sự am hiểu nghiệp vụ để truyền tờ khai. Tuy nhiên, nếu lượng hàng không đều hoặc chưa có kinh nghiệm xử lý khi tờ khai bị luồng Vàng/Đỏ, việc tự làm có thể dẫn đến sai sót và chậm trễ. Lời khuyên là đối với những lô hàng đầu tiên, nên sử dụng dịch vụ của Đại lý hải quan chuyên nghiệp.
Q4: Hàng hóa bị lỗi sau khi xuất khẩu thì phải làm sao? Trả lời: Nếu người mua khiếu nại và yêu cầu trả lại hàng hoặc đổi hàng, bạn sẽ phải thực hiện thủ tục Tái nhập (Re-import) hàng hóa đó về Việt Nam. Thủ tục này khá phức tạp vì liên quan đến việc không thu thuế nhập khẩu đối với hàng xuất trả lại. Bạn cần cung cấp đầy đủ chứng từ xuất khẩu ban đầu, công văn giải trình, kết quả kiểm định lỗi để hải quan xem xét.
7. Kết Luận
Thực hiện quy trình thủ tục xuất khẩu là một hành trình đòi hỏi sự tỉ mỉ, hiểu biết sâu rộng về luật pháp quốc tế, tập quán thương mại và các quy định chuyên ngành. Một quy trình chuẩn không chỉ giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng, tiết kiệm chi phí mà còn là lá chắn bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có.
Năm 2026 đánh dấu bước chuyển mình mạnh mẽ về số hóa và các tiêu chuẩn xanh trong thương mại quốc tế. Các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam cần không ngừng học hỏi, cập nhật thông tin và chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc của mình.
Hy vọng rằng với Hướng dẫn A-Z cực kỳ chi tiết trên đây, bạn đã nắm vững được lộ trình từ khi ký kết hợp đồng đến khi lô hàng cập bến thành công và tiền về tài khoản. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về thủ tục hải quan, vận tải quốc tế hay cần tư vấn chuyên sâu về một mặt hàng cụ thể, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi hoặc tham khảo thêm các bài viết chuyên đề khác trên blog.
Chúc doanh nghiệp của bạn có những chuyến hàng xuất khẩu thuận buồm xuôi gió và gặt hái nhiều thành công rực rỡ trên thị trường quốc tế!
