Vận tải đường biển đóng vai trò vô cùng quan trọng trong thương mại quốc tế, chiếm đến hơn 80% khối lượng hàng hóa lưu chuyển trên toàn cầu. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, việc nắm vững quy trình xuất khẩu đường biển là điều kiện tiên quyết để đảm bảo hàng hóa được giao đến tay đối tác an toàn, đúng hạn và tối ưu chi phí. Tuy nhiên, quy trình này bao gồm nhiều bước phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bên như chủ hàng, hãng tàu, hải quan và đơn vị logistics.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong các hoạt động thương mại quốc tế.
Tại Sao Nên Chọn Đường Biển Để Xuất Khẩu Hàng Hóa?
Trước khi đi sâu vào các bước chi tiết, chúng ta cần hiểu lý do vì sao đường biển lại được ưu chuộng đến vậy trong vận tải quốc tế.
Thứ nhất, chi phí vận chuyển đường biển thường thấp hơn rất nhiều so với đường hàng không, đặc biệt là đối với các lô hàng có khối lượng và kích thước lớn. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí logistics, từ đó tăng sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường quốc tế.
Thứ hai, tàu biển có khả năng chuyên chở khối lượng hàng hóa khổng lồ, từ vài trăm nghìn tấn đến hàng triệu tấn trong một chuyến đi. Nó phù hợp với hầu hết các loại hàng hóa, từ hàng bách hóa, máy móc thiết bị, đến hàng rời, hàng lỏng hay hàng siêu trường siêu trọng.
Thứ ba, mạng lưới tuyến đường biển trải rộng khắp toàn cầu, kết nối hầu hết các quốc gia và vùng lãnh thổ. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao thương, mở rộng thị trường xuất khẩu.
Các Bước Chi Tiết Trong Quy Trình Xuất Khẩu Đường Biển
Một quy trình xuất khẩu đường biển tiêu chuẩn thường bao gồm các bước cốt lõi sau đây. Tùy thuộc vào điều kiện giao hàng (Incoterms) mà doanh nghiệp ký kết với đối tác, trách nhiệm ở từng bước có thể khác nhau. Dưới đây là quy trình chung áp dụng cho doanh nghiệp xuất khẩu chịu trách nhiệm vận chuyển (ví dụ: điều kiện CIF, CFR).
Bước 1: Đàm Phán Và Ký Kết Hợp Đồng Ngoại Thương
Đây là bước khởi đầu và quan trọng nhất trong mọi giao dịch xuất nhập khẩu. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) là văn bản pháp lý ràng buộc trách nhiệm và quyền lợi của người bán (xuất khẩu) và người mua (nhập khẩu).
Trong quá trình đàm phán, hai bên cần thống nhất các điều khoản trọng yếu như: – Tên hàng, số lượng, chất lượng, quy cách đóng gói. – Đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, đồng tiền thanh toán. – Phương thức thanh toán (T/T, L/C, D/P…). – Điều kiện giao hàng (Incoterms 2010 hoặc 2020), xác định rõ ai là người thuê tàu, trả cước biển, mua bảo hiểm… – Thời gian và địa điểm giao hàng. – Các chứng từ cần thiết người bán phải cung cấp.
Hợp đồng được lập thành văn bản và có chữ ký của người đại diện hợp pháp của hai bên.
Bước 2: Xin Giấy Phép Xuất Khẩu (Nếu Cần)
Không phải mặt hàng nào cũng được phép xuất khẩu tự do. Tùy thuộc vào chính sách quản lý của nhà nước tại từng thời kỳ, một số mặt hàng có thể bị cấm xuất khẩu, hoặc xuất khẩu có điều kiện (phải có giấy phép).
Doanh nghiệp cần tra cứu danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, xuất khẩu có điều kiện để biết mặt hàng của mình có thuộc diện phải xin giấy phép hay không. Nếu có, cần chuẩn bị hồ sơ và nộp cho cơ quan chức năng có thẩm quyền (như Bộ Công Thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Bộ Y tế…) để được cấp phép. Việc này cần thực hiện sớm để tránh ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
Bước 3: Đặt Chỗ (Booking) Với Hãng Tàu Hoặc Forwarder
Sau khi ký hợp đồng và có kế hoạch sản xuất/chuẩn bị hàng, bước tiếp theo là tìm kiếm hãng tàu hoặc công ty giao nhận (Forwarder) để đặt chỗ trên tàu (Booking space).
Doanh nghiệp cần gửi Yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) cho Forwarder/Hãng tàu, cung cấp các thông tin cơ bản: – Cảng đi (Port of Loading), Cảng đến (Port of Discharge). – Tên hàng, trọng lượng, thể tích dự kiến. – Loại container (20’DC, 40’DC, 40’HC, container lạnh…) và số lượng. – Ngày dự kiến tàu chạy (ETD).
Dựa trên yêu cầu này, Forwarder/Hãng tàu sẽ kiểm tra chỗ trống và gửi lại Xác nhận đặt chỗ (Booking Note/Booking Confirmation). Chứng từ này chứa thông tin quan trọng như tên tàu, số chuyến, thời gian cắt máng (Closing time/Cut-off time), thời gian cấp vỏ container rỗng, thời gian hạ bãi… Doanh nghiệp cần lưu ý thời gian Closing time để hoàn thành việc đóng hàng và làm thủ tục hải quan đúng hạn.
Bước 4: Chuẩn Bị Hàng Hóa, Đóng Gói Và Lấy Vỏ Container
Căn cứ vào Booking Note, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hàng hóa đúng theo số lượng và chất lượng đã cam kết trong hợp đồng. Hàng hóa cần được đóng gói cẩn thận, dán nhãn mác (Shipping mark) đầy đủ theo quy định của nước nhập khẩu và đặc tính của hàng hóa để đảm bảo an toàn trong suốt hành trình dài trên biển.
Nếu xuất khẩu nguyên container (FCL), doanh nghiệp mang Lệnh cấp rỗng (Empty Container Release Order) do hãng tàu cấp đến bãi chỉ định (Depot) để lấy container rỗng. Cần kiểm tra kỹ tình trạng container (vỏ có móp méo, thủng dột, sàn có sạch sẽ không…) trước khi nhận. Sau đó, kéo container về kho của công ty để đóng hàng (đóng hàng tại kho) hoặc đóng hàng trực tiếp tại bãi của cảng.
Nếu xuất khẩu hàng lẻ (LCL), doanh nghiệp sẽ vận chuyển hàng hóa đến Kho hàng lẻ (CFS – Container Freight Station) được chỉ định bởi Forwarder để họ gom chung vào container với các lô hàng khác.
Bước 5: Làm Thủ Tục Hải Quan Xuất Khẩu
Đây là một bước bắt buộc để hàng hóa có thể được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam. Nếu bạn chưa nắm rõ, có thể tham khảo thêm về quy trình xuất khẩu chung.
Các công việc chính trong bước này bao gồm: 1. Truyền tờ khai hải quan điện tử: Khai báo thông tin lô hàng lên hệ thống VNACCS/VCIS của hải quan bằng phần mềm khai báo hải quan. 2. Nhận kết quả phân luồng: Hệ thống sẽ phân lô hàng vào luồng Xanh, Vàng hoặc Đỏ. – Luồng Xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. In tờ khai và mang đến cảng để thanh lý. – Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ hải quan. Doanh nghiệp cần xuất trình bộ chứng từ (Hợp đồng, Invoice, Packing List…) cho cán bộ hải quan kiểm tra. – Luồng Đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa). Cán bộ hải quan sẽ mở container/kiện hàng để đối chiếu với khai báo. 3. Nộp thuế (nếu có) và thanh lý tờ khai: Hoàn thành nghĩa vụ thuế xuất khẩu (nếu mặt hàng chịu thuế) và tiến hành thanh lý tờ khai tại hải quan giám sát cảng để lô hàng đủ điều kiện xuất tàu.
Đồng thời với việc làm hải quan, doanh nghiệp cũng cần tiến hành làm các chứng từ khác theo yêu cầu của hợp đồng hoặc nước nhập khẩu, chẳng hạn như: Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary/Veterinary Certificate), Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate)…
Bước 6: Hạ Container Về Bãi (Hạ Bãi) Và Vào Sổ Tàu
Sau khi đóng hàng xong (đối với hàng FCL), doanh nghiệp phải kẹp chì (Seal) hãng tàu cấp, và kéo container đầy (hàng nặng) hạ về bãi tập kết container xuất khẩu của cảng quy định (cảng đi) trước thời gian Closing time ghi trên Booking.
Sau khi hạ bãi và hoàn thành thủ tục hải quan (tờ khai đã thông quan), doanh nghiệp cần tiến hành “vào sổ tàu” – nộp tờ khai hải quan thông quan cho hãng tàu/đại lý để họ xác nhận lô hàng đã sẵn sàng xếp lên tàu.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải nộp Chi tiết vận đơn (SI – Shipping Instructions) và Khai báo trọng lượng container (VGM – Verified Gross Mass) cho hãng tàu trước thời hạn (Cut-off time for SI/VGM).
Bước 7: Phát Hành Vận Đơn Đường Biển (Bill of Lading)
Sau khi tàu chạy, căn cứ vào thông tin SI mà doanh nghiệp đã gửi, hãng tàu hoặc Forwarder sẽ phát hành Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L).
Vận đơn có thể là B/L gốc (Original B/L) hoặc Surrendered B/L (vận đơn giao hàng bằng điện) hay Seaway Bill tùy theo thỏa thuận. – Nếu dùng B/L gốc, hãng tàu sẽ cấp cho doanh nghiệp bộ B/L gốc (thường gồm 3 bản gốc, 3 bản copy). – Doanh nghiệp kiểm tra kỹ thông tin trên bản Draft B/L trước khi xác nhận phát hành bản chính thức, vì việc chỉnh sửa B/L sau khi tàu chạy có thể phát sinh phí phạt chỉnh sửa (Amendment fee).
Vận đơn đường biển là chứng từ cực kỳ quan trọng, là biên lai nhận hàng của người vận chuyển, là bằng chứng của hợp đồng vận tải và là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa.
Bước 8: Gửi Bộ Chứng Từ Cho Người Mua
Sau khi có B/L, doanh nghiệp tập hợp toàn bộ các chứng từ xuất khẩu để gửi cho đối tác nhập khẩu, giúp họ làm thủ tục hải quan nhập khẩu và nhận hàng tại cảng đến.
Bộ chứng từ xuất khẩu tiêu chuẩn thường bao gồm: – Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) – Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) – Vận đơn đường biển (Bill of Lading) – Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) – Các chứng từ khác: Giấy chứng nhận chất lượng (CQ), Giấy chứng nhận kiểm dịch, Hun trùng, Đơn bảo hiểm (nếu doanh nghiệp mua bảo hiểm)…
Tùy theo phương thức thanh toán, bộ chứng từ sẽ được gửi trực tiếp cho người mua qua chuyển phát nhanh (đối với thanh toán T/T) hoặc gửi qua ngân hàng (đối với thanh toán L/C, D/P).
Những Lưu Ý Quan Trọng Trong Quy Trình Xuất Khẩu Đường Biển
- Kiểm soát chặt chẽ thời gian (Closing time): Trễ giờ cắt máng có thể khiến lô hàng rớt tàu (roll tàu), dẫn đến chậm trễ tiến độ giao hàng, phát sinh chi phí lưu kho bãi, lưu container và có thể bị đối tác phạt vi phạm hợp đồng.
- Tính chính xác của chứng từ: Bất kỳ sai sót nào trên chứng từ (đặc biệt là sai lệch giữa Invoice, Packing List, C/O và B/L) đều có thể gây khó khăn cho việc thông quan ở cảng đến hoặc làm chậm trễ việc thanh toán từ ngân hàng (trong trường hợp L/C).
- Mua bảo hiểm hàng hóa: Mặc dù tỷ lệ rủi ro trên biển không cao, nhưng tổn thất có thể rất lớn nếu xảy ra sự cố (đắm tàu, cháy nổ, cướp biển…). Việc mua bảo hiểm hàng hóa là giải pháp an toàn để giảm thiểu rủi ro tài chính.
- Lựa chọn Forwarder uy tín: Một công ty giao nhận chuyên nghiệp sẽ tư vấn giải pháp logistics tối ưu, xử lý các sự cố phát sinh nhanh chóng và đảm bảo lô hàng được vận chuyển suôn sẻ với chi phí hợp lý.
Kết Luận
Nắm vững quy trình xuất khẩu đường biển không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế một cách chuyên nghiệp, mà còn giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa thời gian và chi phí. Từ việc chuẩn bị hàng hóa, đặt chỗ, làm thủ tục hải quan cho đến việc hoàn thiện bộ chứng từ, mỗi bước đều đòi hỏi sự cẩn trọng và độ chính xác cao. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, doanh nghiệp của bạn sẽ tự tin hơn trên hành trình đưa sản phẩm Việt vươn ra thị trường thế giới.
