keywords: đơn vị vận chuyển quốc tế, vận tải quốc tế, chuyển phát nhanh quốc tế, logistics toàn cầu
Trong kỷ nguyên toàn cầu hóa, việc đưa sản phẩm tiếp cận khách hàng trên toàn thế giới là bước tiến quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Dù bạn là một người kinh doanh nhỏ lẻ trên các nền tảng thương mại điện tử xuyên biên giới hay một công ty xuất nhập khẩu lớn, việc tìm kiếm và hợp tác với một đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín, giá rẻ là yếu tố cốt lõi quyết định đến sự thành bại của toàn bộ chuỗi cung ứng.
Một dịch vụ logistics và giao nhận tốt không chỉ giúp hàng hóa đến tay khách hàng đích một cách nhanh chóng, an toàn mà còn góp phần tối ưu hóa cấu trúc chi phí, nâng cao biên độ lợi nhuận và cải thiện mạnh mẽ trải nghiệm mua sắm của người dùng. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ chi tiết cách để bạn có thể đánh giá, so sánh và lựa chọn được đối tác vận chuyển quốc tế phù hợp nhất với mô hình và nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp mình.
7 Tiêu Chí Quan Trọng Để Chọn Đơn Vị Vận Chuyển Quốc Tế Uy Tín
1. Uy Tín Và Kinh Nghiệm Trên Thị Trường
Khi lựa chọn đơn vị vận chuyển quốc tế, uy tín và bề dày kinh nghiệm luôn là yếu tố phải được đặt lên bàn cân đầu tiên. Một công ty có lịch sử hoạt động lâu năm sẽ tích lũy được sự am hiểu sâu sắc về các quy định hải quan phức tạp, rào cản thương mại và thủ tục nhập khẩu đặc thù của từng quốc gia. Bạn có thể kiểm tra mức độ uy tín của họ bằng cách tìm đọc các đánh giá chân thực từ những khách hàng cũ, tra cứu thông tin phản hồi trên các cộng đồng xuất nhập khẩu, hoặc xem xét danh mục các đối tác doanh nghiệp hiện tại của họ.
Những đơn vị vận chuyển quốc tế quy mô lớn thường thiết lập những cam kết rất rõ ràng về thời gian toàn trình (lead time) và chính sách bồi thường thỏa đáng, minh bạch khi có rủi ro xảy ra, giúp bạn yên tâm hơn rất nhiều khi giao phó khối lượng tài sản lớn của mình.
2. Mạng Lưới Giao Hàng Toàn Cầu Và Hạ Tầng Kho Bãi
Một đơn vị vận chuyển quốc tế xuất sắc phải sở hữu một mạng lưới đối tác, trạm trung chuyển và bưu cục rộng khắp trên toàn cầu. Điều này đảm bảo rằng hàng hóa của bạn có thể len lỏi đến được cả những vùng sâu, vùng xa của quốc gia đích mà không phải qua quá nhiều khâu trung gian kéo dài thời gian.
Khi tìm hiểu, hãy hỏi kỹ đối tác về các tuyến đường bay trực tiếp, hệ thống trung tâm phân loại (sorting center) tại nước ngoài và năng lực phân phối giao hàng chặng cuối (last-mile delivery) tại các thị trường trọng điểm mà bạn nhắm tới như Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản hay Úc. Mạng lưới càng tinh gọn và rộng lớn, thời gian giao hàng sẽ càng được rút ngắn, từ đó làm tăng tỷ lệ hài lòng và tỷ lệ quay lại mua hàng của khách hàng cuối cùng.
3. Chi Phí Vận Chuyển Cạnh Tranh & Báo Giá Minh Bạch (Giá Rẻ)
Chi phí logistics luôn là bài toán khiến nhiều nhà quản lý đau đầu nhất. Mục tiêu chung của chúng ta là tìm một đơn vị vận chuyển quốc tế giá rẻ, nhưng yếu tố “rẻ” ở đây phải đi đôi với chất lượng dịch vụ ổn định. Một bảng báo giá tốt từ nhà vận chuyển cần phải thực sự minh bạch và liệt kê đầy đủ các loại phụ phí có thể phát sinh, chẳng hạn như: phụ phí biến động xăng dầu, phí giao hàng vùng sâu vùng xa, phí xử lý hàng quá khổ quá tải, hay các khoản thuế quan liên quan.
Bạn nên yêu cầu ít nhất từ 3 đến 5 nhà cung cấp khác nhau báo giá cho cùng một lô hàng mẫu với cùng điều kiện để có cái nhìn tổng quan và so sánh. Đồng thời, đừng ngần ngại đàm phán về các mức chiết khấu lũy tiến dành cho khách hàng cam kết sản lượng gửi hàng lớn và ổn định (volume tier discount) để có thể tối ưu chi phí hiệu quả trong dài hạn.
4. Đa Dạng Các Phương Thức Vận Chuyển Cho Từng Ngành Hàng
Tùy thuộc vào đặc thù của từng loại hàng hóa, biên độ lợi nhuận và yêu cầu khắt khe về thời gian của khách hàng, bạn sẽ cần đến các phương thức vận chuyển linh hoạt khác nhau. Các mặt hàng thời trang theo mùa, tài liệu cấp bách, hoặc thiết bị điện tử có giá trị cao thường bắt buộc cần đến dịch vụ chuyển phát nhanh bằng đường hàng không (Air Express) để đảm bảo tốc độ tối đa.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp của bạn chuyên xuất khẩu máy móc công nghiệp lớn, nguyên vật liệu thô hoặc hàng hóa cồng kềnh không đòi hỏi gấp rút về mặt thời gian, vận tải đường biển (Sea Freight) lại là giải pháp chiến lược giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển một cách tối đa. Một đơn vị vận chuyển quốc tế chuyên nghiệp và quy mô sẽ cung cấp đầy đủ danh mục các tùy chọn này và có khả năng tư vấn cho bạn phương án kết hợp đa phương thức (multimodal transport) tối ưu nhất.
5. Chất Lượng Dịch Vụ Khách Hàng Và Hỗ Trợ Xử Lý Sự Cố
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa xuyên biên giới trải dài qua nhiều vùng lãnh thổ, những sự cố ngoài ý muốn như kẹt thủ tục hải quan, thời tiết xấu làm trễ chuyến bay, đình công tại cảng biển, hay thất lạc hàng hóa là điều rất khó có thể tránh khỏi hoàn toàn. Chính trong những khoảnh khắc khủng hoảng này, chất lượng của dịch vụ chăm sóc khách hàng sẽ là yếu tố quyết định.
Bạn cần một đơn vị vận chuyển quốc tế có đội ngũ hỗ trợ nhanh nhạy, phản hồi tức thời, sẵn sàng giải đáp thắc mắc 24/7 và có năng lực nghiệp vụ để giải quyết khiếu nại chuyên nghiệp. Hãy kiểm tra xem họ có chỉ định một nhân viên quản lý tài khoản (Key Account Manager) riêng để theo sát tiến độ lô hàng của bạn hay không, điều này sẽ giúp việc giao tiếp trở nên trơn tru và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc gọi lên tổng đài chung.
6. Khả Năng Cung Cấp Các Dịch Vụ Logistics Tích Hợp (Value-Added Services)
Một đơn vị vận chuyển quốc tế lý tưởng trong thời đại ngày nay không chỉ dừng lại ở nhiệm vụ truyền thống là lấy hàng tại kho A và giao đến kho B. Các dịch vụ giá trị gia tăng đóng vai trò vô cùng lớn trong việc giảm bớt gánh nặng vận hành nội bộ cho doanh nghiệp bạn.
Hãy ưu tiên hợp tác với những đối tác có khả năng cung cấp dịch vụ thông quan hải quan trọn gói (Customs Brokerage), hỗ trợ xin cấp các loại giấy tờ chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng nhận chất lượng, dịch vụ đóng gói hàng hóa đạt tiêu chuẩn xuất khẩu quốc tế, hoặc thậm chí là cung cấp các giải pháp lưu kho, đóng gói và hoàn tất đơn hàng (Fulfillment) trực tiếp tại nước ngoài. Việc gộp chung các dịch vụ này dưới một đầu mối duy nhất sẽ giúp quá trình vận hành logistics diễn ra liền mạch, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí nhân sự.
7. Hệ Thống Công Nghệ Tracking Theo Dõi Đơn Hàng
Sự minh bạch trong suốt hành trình di chuyển của đơn hàng mang lại sự an tâm tuyệt đối cho cả người gửi và người nhận. Bạn không thể phó mặc khối tài sản của mình cho một đơn vị vận chuyển quốc tế mà không có hệ thống tra cứu vận đơn (tracking system) rõ ràng, cập nhật liên tục.
Các hãng vận chuyển hàng đầu hiện nay đều đầu tư rất mạnh vào công nghệ để cung cấp khả năng theo dõi vị trí thực tế của kiện hàng theo thời gian thực (real-time). Hơn thế nữa, đối với những nhà bán lẻ trực tuyến, việc nhà cung cấp hỗ trợ tích hợp hệ thống dữ liệu qua API (Application Programming Interface) thẳng vào website hoặc nền tảng bán hàng ERP của mình là một lợi thế cạnh tranh khổng lồ. Điều này cho phép khách hàng tự động cập nhật được tình trạng đơn hàng của chính họ mà không cần phải nhắn tin hay gọi điện hối thúc người bán.
Top 5 Đơn Vị Vận Chuyển Quốc Tế Hàng Đầu Hiện Nay
Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc thu hẹp phạm vi lựa chọn, dưới đây là danh sách những đơn vị vận chuyển quốc tế đang thống lĩnh thị trường với chất lượng đã được khẳng định.
1. DHL Express
Khi nhắc đến cụm từ đơn vị vận chuyển quốc tế, DHL Express gần như là biểu tượng đầu tiên xuất hiện trong tâm trí của mọi doanh nghiệp. Với mạng lưới hạ tầng khổng lồ phủ sóng hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ, DHL nổi danh toàn cầu với tốc độ giao hàng cực kỳ nhanh chóng và độ tin cậy được xếp hạng cao nhất. Họ sở hữu thế mạnh vượt trội tại thị trường Châu Âu và Châu Á. Mặc dù cấu trúc cước phí của DHL thường cao hơn mặt bằng chung của thị trường, nhưng chất lượng dịch vụ đẳng cấp, khả năng thông quan chuyên nghiệp và hệ thống công nghệ theo dõi xuất sắc của họ hoàn toàn xứng đáng với từng đồng ngân sách bạn bỏ ra. Đây là lựa chọn hoàn hảo cho các loại hàng hóa giá trị cao, hàng xa xỉ hoặc tài liệu pháp lý quan trọng cần chuyển phát hỏa tốc.
2. FedEx Express
FedEx là một gã khổng lồ logistics đến từ Hoa Kỳ, vô cùng nổi bật với hệ thống cơ sở hạ tầng hàng không đồ sộ và khả năng vận chuyển các kiện hàng lớn, cồng kềnh một cách cực kỳ mượt mà. Nếu thị trường xuất khẩu trọng điểm của bạn là khu vực Bắc Mỹ (như Mỹ, Canada, Mexico), FedEx chắc chắn là một trong những đơn vị vận chuyển quốc tế mang lại lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ nhất. Họ cung cấp một danh mục đa dạng các gói dịch vụ, trải dài từ giao hàng khẩn cấp trong ngày hôm sau (Next-day Delivery) cho đến các giải pháp tiết kiệm kinh tế, đáp ứng được mọi hạn mức ngân sách và yêu cầu của doanh nghiệp.
3. UPS (United Parcel Service)
Tương tự như đối thủ đồng hương FedEx, UPS cũng là một tên tuổi gạo cội có xuất xứ từ Mỹ. Thương hiệu này được biết đến với hệ thống kho vận trên mặt đất (ground network) cực kỳ tối ưu tại nội địa Hoa Kỳ kết hợp cùng mạng lưới hàng không toàn cầu rộng lớn. UPS thường xuyên được các doanh nghiệp đánh giá rất cao về năng lực xử lý các lô hàng B2B (Doanh nghiệp với Doanh nghiệp) quy mô lớn và những kiện hàng có trọng lượng vượt chuẩn. Mức chi phí của UPS đôi khi có thể nhỉnh hơn một chút ở một số tuyến đường ngách, nhưng bù lại họ cung cấp một hệ sinh thái phần mềm hỗ trợ thương mại điện tử rất hiện đại và dễ dùng.
4. Dịch Vụ Bưu Chính Quốc Gia (USPS, VNPost, Viettel Post)
Đối với những cá nhân, người kinh doanh nhỏ lẻ mới bắt đầu bước chân vào lĩnh vực kinh doanh xuyên biên giới và muốn tìm kiếm một đơn vị vận chuyển quốc tế giá rẻ để tối ưu vốn, các dịch vụ thuộc mạng lưới bưu chính quốc gia như VNPost, Viettel Post (các gói hợp tác quốc tế) hoặc mạng lưới EMS là những sự lựa chọn khởi đầu không tồi. Ưu điểm lớn nhất là mức cước phí của các dịch vụ bưu điện này thường rẻ hơn đáng kể so với các hãng chuyển phát nhanh tư nhân (như DHL, FedEx, UPS). Tuy nhiên, bạn cũng cần chấp nhận một số điểm yếu như thời gian vận chuyển sẽ kéo dài hơn nhiều và quá trình cập nhật trạng thái tracking đôi khi bị chậm trễ khi hàng hóa được chuyển giao ranh giới giữa hệ thống bưu điện của các quốc gia khác nhau.
5. Các Đại Lý Giao Nhận Chuyển Tiếp (Freight Forwarders)
Thay vì đau đầu làm việc trực tiếp với các hãng hàng không, hãng tàu biển hay đối mặt với các thủ tục rườm rà, rất nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu chọn cách ủy thác cho các đại lý giao nhận (Freight Forwarders). Mặc dù không trực tiếp sở hữu tàu thuyền hay máy bay, nhưng các Forwarder này tiến hành mua lại không gian vận chuyển với số lượng lớn (block space) từ hãng vận tải với giá chiết khấu cực sâu, sau đó bán lại không gian này cho các chủ hàng nhỏ. Một Freight Forwarder uy tín sẽ hoạt động đúng nghĩa như một đơn vị vận chuyển quốc tế toàn năng: tư vấn cho bạn lộ trình tuyến đường tối ưu nhất, thay mặt bạn xử lý toàn bộ thủ tục hải quan phức tạp và mang đến mức cước phí vô cùng cạnh tranh cho cả hàng lẻ ghép container (LCL) lẫn hàng nguyên container (FCL).
Lời Khuyên Khi Hợp Tác Với Đơn Vị Vận Chuyển Quốc Tế Để Tối Ưu Chi Phí
Dù bạn chọn đối tác nào đi chăng nữa, việc chủ động áp dụng những chiến thuật dưới đây sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí vận chuyển một cách thông minh nhất.
Đóng Gói Hàng Hóa Chuẩn Kích Thước (Tối Ưu Thể Tích)
Hầu hết các đơn vị vận chuyển quốc tế hiện nay đều áp dụng công thức tính cước dựa trên việc so sánh hai chỉ số: trọng lượng cân nặng thực tế (Gross/Actual Weight) và trọng lượng thể tích quy đổi (Dimensional/Volumetric Weight). Chỉ số nào cao hơn sẽ được tự động áp dụng làm căn cứ tính cước thanh toán. Do đó, nếu bạn có thói quen đóng gói một mặt hàng rất nhẹ nhưng lại sử dụng một chiếc hộp thùng carton quá lớn, bạn sẽ vô tình phải trả rất nhiều tiền oan uổng cho phần không gian trống chứa đầy không khí bên trong thùng. Hãy tập trung tối ưu hóa quy trình đóng gói bằng cách sử dụng các loại hộp có kích thước vừa vặn sát với sản phẩm, đồng thời sử dụng vật liệu chèn lót hợp lý để vừa đảm bảo an toàn tuyệt đối chống va đập, vừa giảm thiểu thể tích tổng thể của kiện hàng.
Mua Bảo Hiểm Đầy Đủ Cho Hàng Hóa Giá Trị Cao
Rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường có xu hướng bỏ qua việc mua bảo hiểm hàng hóa nhằm tiết kiệm một khoản phí nhỏ trước mắt, nhưng đây lại là một sai lầm chết người trong ngành vận tải quốc tế đầy biến động. Các rủi ro bất khả kháng như rơi vỡ do bốc xếp, mất cắp tại cảng, hay thiên tai bão lụt có thể ập đến bất cứ lúc nào. Các đơn vị vận chuyển quốc tế luôn có điều khoản giới hạn trách nhiệm bồi thường ở một mức cố định rất thấp nếu bạn không tham gia bảo hiểm (thông thường chỉ giới hạn khoảng vài USD cho mỗi kg hàng hóa bị thất thoát). Đối với những lô hàng chứa sản phẩm có giá trị cao, khoản chi phí mua bảo hiểm (thường chỉ dao động trong khoảng từ 1% đến 3% tổng giá trị khai báo của lô hàng) thực sự là một khoản đầu tư phòng ngừa rủi ro vô cùng xứng đáng để bảo vệ an toàn cho túi tiền và nguồn vốn của bạn.
Khai Báo Hải Quan Rõ Ràng, Chính Xác Tuyệt Đối
Sự chậm trễ ở khâu thông quan hải quan chính là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc đội chi phí lưu kho bãi, phát sinh phí phạt, chưa kể đến tình huống xấu nhất là hàng hóa có thể bị kẹt lại hoặc tịch thu tiêu hủy nếu có sai phạm nghiêm trọng. Để quá trình bán hàng quốc tế diễn ra suôn sẻ và dòng tiền được lưu thông nhanh chóng, bạn có trách nhiệm phải cung cấp đầy đủ, trung thực và chính xác tuyệt đối mọi thông tin trên các chứng từ quan trọng như hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List). Hãy chú ý khai báo đúng mô tả chi tiết của hàng hóa, tra cứu áp dụng chuẩn xác mã số HS code theo biểu thuế, và khai đúng giá trị giao dịch thực tế của lô hàng. Tuyệt đối đừng bao giờ cố gắng sử dụng thủ thuật khai giảm giá trị (under-declare) nhằm mục đích trốn thuế nhập khẩu, bởi vì nếu bị lực lượng hải quan phát hiện, hậu quả pháp lý sẽ cực kỳ nghiêm trọng, dẫn đến kiện tụng và làm ảnh hưởng vĩnh viễn đến uy tín lịch sử kinh doanh của doanh nghiệp bạn.
Kết Luận
Việc tìm kiếm, lựa chọn và duy trì được một mối quan hệ đối tác chiến lược bền vững với một đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín, giá rẻ là một hành trình dài hạn đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự nghiên cứu, cân nhắc và thử nghiệm liên tục. Đừng bao giờ chỉ chăm chăm nhìn vào mức báo giá rẻ nhất trên giấy tờ, mà hãy có cái nhìn tổng quan để đánh giá toàn diện các yếu tố về uy tín thương hiệu, độ phủ của mạng lưới, sự ổn định trong thời gian giao hàng, năng lực hỗ trợ thủ tục hải quan và đặc biệt là chất lượng của dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Một đối tác logistics xuất sắc sẽ đóng vai trò như một bộ phận nối dài của công ty bạn, là đôi cánh vững chắc giúp đưa thương hiệu và sản phẩm của bạn vươn xa chinh phục mọi thị trường trên toàn cầu. Hy vọng rằng, với việc áp dụng những tiêu chí lựa chọn và lời khuyên thực tế được chia sẻ trong bài viết này, bạn sẽ tự tin đưa ra những quyết định sáng suốt nhất, tối ưu hóa tối đa lợi nhuận kinh doanh và mang đến trải nghiệm nhận hàng tuyệt vời nhất cho những khách hàng quốc tế thân yêu của mình.
